İnsan Kaynakları Otomasyonu: Chatbot ile Çalışan Deneyimini Dönüştürün

İnsan kaynakları departmanları, her gün yüzlerce tekrarlayan soruyla boğuşur: "Yıllık izin hakkım kaç gün?", "Maaş bordromu nasıl alabilirim?", "Sağlık sigortası kapsamı nedir?" Bu sorular, stratejik IK işlerinden zaman çalar. Yapay zeka destekli chatbot'lar bu yükü hafifletir.

IK Departmanlarının Otomasyon İhtiyacı

Araştırmalara göre IK uzmanları zamanlarının:

• %40'ını rutin soru yanıtlamaya
• %25'ini evrak işlerine
• %20'sini veri girişine
• Yalnızca %15'ini stratejik işlere ayırıyor

VexBot, ilk üç kategorideki işleri otomatize ederek IK ekibini stratejik görevlere odaklar.

Chatbot Kullanım Alanları

1. İşe Alım (Recruitment)

Aday Tarama:

• Başvuru formlarını değerlendirme
• Temel yetkinlik kontrolü
• Ön mülakat soruları
• Otomatik randevu planlama

Aday Deneyimi:

• 7/24 başvuru durumu sorgulama
• Şirket ve pozisyon hakkında bilgi
• Sık sorulan sorular

2. Onboarding

Yeni çalışanların ilk günleri kritiktir. VexBot:

• Oryantasyon rehberi: Şirket politikaları, organizasyon şeması
• Sistem erişimleri: IT talep formları, hesap oluşturma kılavuzları
• Buddy programı: Mentor eşleştirme ve tanışma
• Check-in: 30-60-90 gün takip soruları

3. Çalışan Self-Servis

İzin Yönetimi:

• Kalan izin günlerini sorgulama
• İzin talebi oluşturma
• Yönetici onayı takibi

Bordro ve Özlük:

• Maaş bordrosu erişimi
• Vergi dilimi bilgisi
• Yan haklar özeti

Politika ve Prosedürler:

• Masraf kuralları
• Evden çalışma politikası
• Performans değerlendirme süreci

4. Eğitim ve Gelişim

• Zorunlu eğitim hatırlatmaları
• Eğitim kataloğu ve kayıt
• Sertifika takibi
• Kariyer yolu önerileri

Gerçek Uygulama: 1000+ Çalışanlı Holding

Bir Türk holdinge bağlı 5 şirket, ortak IK chatbot'u kurdu:

Zorluklar:

• Her şirketin farklı politikaları
• Çoklu lokasyon (İstanbul, Ankara, İzmir)
• Farklı özlük sistemleri

VexBot Çözümü:

• Şirket bazlı bilgi tabanları
• Tek noktadan erişim
• ERP entegrasyonu ile gerçek zamanlı izin bakiyesi

Sonuçlar (12 Ay):

• IK soru hacminde %68 düşüş
• Onboarding süresi: 2 haftadan 3 güne
• Çalışan memnuniyeti: %22 artış
• IK uzman başına tasarruf: 15 saat/hafta

Entegrasyon Olanakları

VexBot, mevcut IK sistemleriyle entegre çalışır:

| Sistem Tipi | Örnek Platformlar | | --- | --- | | HRIS | SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM | | ATS | Kariyer.net, LinkedIn, Lever | | LMS | Cornerstone, TalentLMS | | Bordro | Logo, Mikro, Netsis |

Çalışan Gizliliği ve Güvenlik

IK verileri hassas kişisel bilgiler içerir. VexBot:

• Rol bazlı erişim: Çalışan sadece kendi verilerine erişir
• Audit trail: Tüm sorgular loglanır
• Veri maskeleme: Hassas bilgiler korunur
• KVKK uyumu: Yasal gereksinimlere tam uyum

Uygulama Rehberi

Adım 1: İhtiyaç Analizi

En sık sorulan 100 soruyu listeleyin. Hangilerinin otomatize edilebileceğini belirleyin.

Adım 2: Bilgi Tabanı Oluşturma

Şirket el kitabı, politikalar ve prosedürleri VexBot'a yükleyin.

Adım 3: Pilot Çalışma

Tek bir departman veya lokasyonda başlayın. Geri bildirim toplayın.

Adım 4: Yaygınlaştırma

Tüm çalışanlara açın. Sürekli iyileştirme döngüsü kurun.

VexBot IK Çözümleri

• Kurumsal bilgi tabanı: Tüm IK dokümanlarını öğretin
• Çoklu dil desteği: Uluslararası şirketler için
• Mobil uyumlu: Çalışanlar her yerden erişebilir
• Analitik dashboard: Sık sorulan konuları takip edin
• Eskalasyon: Karmaşık soruları IK uzmanına yönlendirin

Çalışan deneyiminizi dönüştürmek için IK chatbot demosu talep edin.